A impessoalidade decorre de princípio constitucional (Constituição, art. 37), e seu significado remete a dois aspectos, são eles:

obrigatoriedade de que a administração pública proceda de modo a não privilegiar ou prejudicar ninguém, de que o seu norte seja, sempre, o interesse público; o segundo, a abstração da pessoalidade dos atos administrativos, pois, apesar de a ação administrativa ser exercida por intermédio de seus servidores, é resultado tão-somente da vontade estatal.

A redação oficial é elaborada sempre em nome do serviço público e sempre em atendimento ao interesse do órgão remetente. Sendo assim, os assuntos objetos dos expedientes oficiais devem ser tratados de outra forma que não a estritamente impessoal.

O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: da presença de impressões individuais de quem comunica e da impessoalidade de quem recebe a comunicação.

A redação oficial não deve ser isenta da interferência da individualidade.

Em razão de seu caráter público e de sua finalidade, os atos normativos e os expedientes oficiais requerem o uso do padrão culto do idioma, que acata os preceitos da gramática formal e informal, quando necessário, compartilhado pelo conjunto dos usuários do dialeto.