Em atividades de arquivo eletrônico em órgão administrativo, a organização de pastas e o uso de armazenamento em nuvem interferem na eficiência e na rastreabilidade de documentos.

Documentos espalhados em locais diversos da estação se tornam fáceis de localizar, pois o sistema possui busca nativa para qualquer conteúdo.

Uma estrutura de pastas com critérios estáveis de nomeação, divisão por temas ou processos e uso de permissões de acesso em rede e em nuvem facilita localização e preservação de documentos.

Contas pessoais em serviços de nuvem constituem local preferencial para arquivos do órgão, já que oferecem liberdade ampla de acesso fora do expediente.

Pastas mantidas em discos locais de estações ocupam espaço de forma mais econômica e afastam a necessidade de servidores de arquivos em rede.

A existência de diferentes versões de um arquivo carece de impacto para fins de gestão, pois qualquer cópia serve como prova em processo administrativo.