Em um órgão, verificou-se que diferentes servidores gravavam versões sucessivas de um mesmo documento com nomes pouco padronizados, dificultando a localização da versão válida e au

Armazenar todas as versões em uma única pasta, diferenciando-as pelo horário de edição, este registrado automaticamente pelo sistema.

Adotar estrutura padronizada de pastas e convenção de nomes que identifique assunto, versão e data, de forma coerente com a rotina do setor.

Orientar os usuários a salvar preferencialmente na pasta Downloads pois, de forma idêntica aos smartphones, ela é facilmente acessível em sistemas operacionais modernos.

Manter arquivos com nomes genéricos e empregar o recurso “arquivos recentes” presente em todos os programas utilizados no expediente.

Evitar a criação e uso de subpastas, porque a organização hierárquica tende a dificultar a pesquisa por documentos em ambiente corporativo.